Hesap ve firma kurulumu
Hesabınızı kurulum görüşmesinde birlikte açabiliriz ya da kayıt sayfasından kendiniz oluşturabilirsiniz. Hesabı açan kişi firmanın sahibi olur.
- Kayıt sayfasında şirket adınızı, adınızı soyadınızı, e-posta adresinizi ve şifrenizi girin; ardından giriş yapın.
- Yönetim › Ayarlar › Firma: firma bilgilerini ve adreslerini girin. Bu bilgiler teklif ve belgelerde kullanılır.
- Ayarlar › Üretim ve renkler: üretim ayarlarını, firma renk kataloğunu (RAL renkleri) ve fire/gecikme neden kodlarını tanımlayın.
- Ayarlar › Teklif: teklif kurallarını (ör. yönetici onayı gerektiren indirim eşiği) ve kayıt numaralandırmasını belirleyin.
- Yönetim › Hesabım: iki adımlı doğrulamayı açın, kurtarma kodlarınızı güvenli bir yerde saklayın. Açık oturumlarınızı ve bildirim tercihlerinizi buradan yönetirsiniz.
Müşterileri eklemek
Müşteri kartları teklif, sipariş, fatura ve tahsilatların bağlandığı kayıttır.
- Satış › Müşteriler › “Müşteri ekle” ile tek tek kayıt açın.
- Mevcut listeniz varsa Müşteriler ekranındaki “Listeden içe aktar” ile CSV dosyası yükleyin. Kayıtlar önce önizlenir; aynı müşteri ikinci kez oluşturulmaz.
- Henüz teklif aşamasına gelmemiş talepleri Satış › Müşteri adayları ekranında izleyin.
Tekliften sevkiyata iş akışı
Bir pergola veya cam projesi teklifle başlar ve aynı kayıt üzerinden sevkiyat ve faturaya kadar ilerler.
- Teklif — Satış › Teklifler › “Yeni teklif”: müşteriyi seçin, ürünü ölçüleriyle yapılandırın, rengi katalogdan seçin. KDV, döviz (gerekirse “TCMB’den al”) ve indirimleri girin. Firma eşiğini aşan indirim yönetici onayı ister.
- Gönderim — Teklifi PDF olarak yazdırın, WhatsApp ile gönderin veya müşteriye onay bağlantısı verin. Durumu “Gönderildi”, “Müşteri onayladı”, “Kabul edildi” ya da “Reddedildi” olarak işaretleyin.
- Sipariş — Kabul edilen teklifte “Sipariş dosyasını aç” düğmesine basın. Sipariş açılır; reçetesi olan kalemlerin iş emri kendiliğinden oluşur ve kesim havuzuna girer. Teklifsiz işler için Siparişler ekranındaki “Yeni sipariş” ile doğrudan sipariş de açabilirsiniz.
- Teknik plan — Siparişe imalat föyünü yükleyin (Üretim › Kesim listesi). Föy okunur, kesim planı depodaki profil boylarına ve artık parçalara göre çıkarılır. Gerçek engeller düzeltilmeden onay açılmaz; stok eksikliği gibi uyarıları “Uyarıları gördüm” ile kabul edebilirsiniz.
- Üretim — Üretim › İş emirleri ve Üretim ekranlarından ilerlemeyi izleyin. Ustalar işlerini Usta ekranından veya Ayarlar › İstasyon tabletleri ile eşlenen atölye tabletlerinden görür; fire ve gecikmeyi nedeniyle kaydeder.
- Sevkiyat ve montaj — Üretim › Sevkiyat ekranında teslimatı planlayın; montajlı işleri Üretim › Montaj ekranından ekibe atayın. Müşteri teslimi kendisine gönderilen sayfadan imzalar.
- Fatura ve tahsilat — Siparişin “Fatura & tahsilat” sekmesinden fatura kesin ve tahsilatları işleyin. Açık bakiyeler Finans › Alacaklar ekranında görünür.
Siparişin teknik dosyaları “Dosyalar”, montaj ve servis kayıtları “Montaj & servis” sekmesinde tutulur.
Kullanıcılar ve roller
Ekip arkadaşlarınızı davet edin; her kişi yalnızca rolünün izin verdiği ekranları ve işlemleri görür.
- Yönetim › Ekip › Davetler: e-posta adresini ve rolü seçerek davet gönderin. Davet edilen kişi e-postadaki bağlantıyla şifresini belirler.
- Temel roller: Firma sahibi, Yönetici, Ofis, Muhasebe, Atölye ve Ekip üyesi. Atölye rolü yalnızca usta ekranını kullanır.
- Ekip › Roller: bir temel rolü daraltan özel roller oluşturun (ör. fiyatları görmeyen ofis çalışanı). Menü, kişinin yetkisine göre kendiliğinden süzülür.
- Ayrılan bir çalışanı Ekip › Üyeler ekranından pasifleştirin; hesabı artık panele erişemez.
- Yönetim › İşlem geçmişi (firma sahibi ve yönetici): sipariş, teklif, müşteri, tahsilat ve ayar değişikliklerinin kim tarafından ve ne zaman yapıldığını görün.
Asistan ve AI ofis
Yapay zekâ özellikleri firma yöneticisi açmadan modele bağlanmaz. Kişisel veriler (ad, e-posta, telefon, T.C. kimlik no, IBAN) modele gönderilmeden önce maskelenir.
- Ayarlar › Asistan: çalışma modunu seçin (kapalı, yalnız kurallar veya yapay zekâ), KVKK onayını verin ve isterseniz günlük bütçe tanımlayın.
- Genel › Asistan: “geciken işler”, “profil stoğu”, “şu müşteriye teklif taslağı hazırla” gibi komutlar yazın. Kayıt değiştiren her komut önce önizleme olarak gelir ve sizin onayınızla uygulanır.
- Her ekrandan Cmd+K (Windows’ta Ctrl+K) ile arama açın ve “Asistana sor” seçeneğini kullanın.
- Asistanın öneri kartları geciken işler, eksik malzeme ve benzeri durumları dayanağıyla gösterir; kartı onaylayabilir, erteleyebilir veya bir daha önermemesini isteyebilirsiniz.
- Genel › AI ofis: görevi kendi cümlelerinizle yazın. Ofis müdürü görevin türüne ve zorluğuna karar verip uygun çalışana verir; iş yönetici kontrolünden geçtikten sonra dosya olarak teslim edilir. Firma sahibi, yönetici, ofis ve muhasebe rolleri kullanabilir.
Yapay zekânın hazırladığı taslak ve öneriler yardımcı niteliktedir; onaylamadan önce kontrol edin.
e-Fatura ve muhasebe ayarları
Faturalarda satıcı olarak yazılacak bilgiler ve e-Belge numaralandırması firma ayarlarından yönetilir.
- Ayarlar › Fatura: ticari unvan, vergi dairesi, vergi numarası, açık adres, ticaret sicil no ve fatura e-postasını girin. e-Fatura ve e-Arşiv için zorunlu alanlar işaretlidir.
- e-Fatura ve e-Arşiv seri öneklerini belirleyin: üç büyük harf; numara önek + yıl + 9 haneden oluşur.
- Faturalar UBL-TR 1.2 biçiminde hazırlanır. GİB’e gönderim, firmanız için özel entegratör bağlantısı kurulduğunda açılır; kurulum için bizimle iletişime geçin.
- Finans › Muhasebe: faturalar ve tahsilatlar yevmiyeye kendiliğinden işlenir; mizanı, banka ekstresi içe aktarmayı (CSV, MT940, OFX) ve KDV dönem özetini buradan kullanırsınız.
Verilerinizi dışa aktarma ve KVKK talepleri
Verileriniz size aittir; ihtiyaç duyduğunuzda dışarı alabilirsiniz.
- Siparişler ekranında listeyi veya seçtiğiniz siparişleri CSV olarak indirin; Yönetim › Raporlar ekranında “CSV indir” kullanın.
- Bir müşteriniz KVKK başvurusu yaptığında Ayarlar › KVKK ekranına kaydedin; başvurular en geç 30 gün içinde yanıtlanmalıdır.
- Müşteri kartından o kişinin “Veri dökümü (JSON)” dosyasını indirin veya kaydını silin. Silmede kişisel veriler anonimleştirilir; kanunen saklanması gereken faturalar ve muhasebe kayıtları korunur.
- Hesabınızın tüm verilerinin teslimi veya silinmesi için info@renkflow.com adresine yazın.
Destek
Takıldığınız bir adım olursa bize ulaşın (Hafta içi 09:00–18:30).
- E-posta: info@renkflow.com
- Telefon: +90 212 563 21 32
- WhatsApp: +90 553 837 53 54
- Servis durumu: Sistem durumu · Son değişiklikler: Sürüm notları